Keberhasilan dalam menjalankan sebuah proyek tidak luput dari peran manajemen proyek yang baik. Dalam manajemen proyek ada tiga fungsi dasar manajemen yang saling terkait yaitu perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian. Setiap fungsi merupakan tahap yang harus dipenuhi.Pengelolaan proyek akan berjalan baik jika semua fungsi manajemen tersebut dijalankan secara efektif. penerapan fungsi manajemen yang dilakukan secara sistematis pada proyek tertentu dengan memanfaatkan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien sehingga tujuan akhir proyek tepat sasaran dan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
Oleh karena itu, karena proyek ini sifatnya berkelanjutkan dan melibatkan sumberdaya yang ada, baik dalam suatu organisasi maupun dari luar organisasi, maka diperlukan suatu aplikasi yang mampu menangani hal tersebut. Salah satu aplikasi yang handal dan mampu untuk menjawab tantangan tersebut adalah Microsoft Office Project.
Microsoft Project merupakan alat bantu atau tools yang menduduki peringkat pertama sebagai alat bantu dalam mendukung manajemen proyek. Hal ini merupakan implikasi dari kehandalan software aplikasi tersebut menangani manajemen proyek. Kemudahan penggunaan software ini sangat mendukung proses administrasi sebuah proyek sehingga pengguna dapat mengatur proyek lebih efisien dan efektif.
Microsoft Office Project memberikan unsur-unsur manajeman proyek yang sempurna dengan memadukan kemudahan penggunaan, kemampuan, dan fleksibilitas sehingga penggunanya dapat mengatur proyek secara lebih efisien dan efektif. Kita akan mendapatkan informasi, mengendalikan pekerjaan proyek, jadwal (menggunakan fitur seperti task drivers untuk mengetahui kenapa suatu tugas (task) berjalan pada tanggal tertentu, multiple level undo dibuat untuk membalikkan perubahan langkah-langkah yang telah dibuat.
Selain itu anda juga bisa merubah hal-hal penting untuk menunjukkan anda data mana saja yang telah berubah sebagai hasil dari pembaharuan yang telah anda lakukan pada project plan), laporan keuangan, serta mengendalikan kekompakan tim proyek.
MS. Project membantu melakukan perencanaan dan dan pemantauan terhadap penggunaan sumberdaya. Aplikasi tersebut juga dapat mencatat kebutuhan tenaga kerja pada setiap sektor kegiatan, mencatat jam kerja para pegawai, jam lembur, dan perhitungan pengeluaran biaya tenaga kerja pada beberapa kegiatan. Tools ini juga dapat menyajikan laporan pada setiap posisi sesuai perkembangan yang terjadi pada proyek.
Kita juga akan lebih produktif dengan mengintegrasikan program-program Microsoft Office yang familiar. Kelengkapan fasilitas dan kemampuannya yang luar biasa dalam pengolah data-data proyek menjadikan software ini paling banyak digunakan karena keberadaanya benar-benar membantu dan memudahkan pemakai dalam menyelesaikan pekerjaan terutama pekerjaan yang berhubungan dengan olah data proyek.
Dengan menggunakan Ms. Project pula kita dapat dengan mudah bisa export berbagai jenis data project ke Micfosoft Office Word untuk membuat suatu dokumentasi yang formal, atau ke Microsoft Office Excel untuk memperlihatkan chart atau spreadsheet, atau ke Microsoft Office PowerPoint untuk presentasi yang dinamis, ataupun ke Microsoft Office Visio Profesional untuk memperlihatkan diagram.
Secara rinci Ms. Project berfungsi dalam mencatat kebutuhan tenaga kerja pada setiap sektor, Mencatat jam kerja para pegawai dan jam lembur, menghitung pengeluaran sehubungan dengan ongkos tenaga kerja, memasukkan biaya tetap, menghitung total biaya proyek, membantu mengontrol pengguna tenaga kerja pada beberapa pekerjaan untuk menghindari overallocation (kelebihan beban pada penggunaan tenaga kerja), menyimpan detail mengenai proyek di dalam database-nya yang meliputi detail tugas-tugas beserta hubungannya satu dengan yang lain, sumber daya yang dipakai, biaya dan lain-lain.
Menggunakan informasi tersebut untuk menghitung dan memelihara jadwal, biaya dan elemen-elemen lain termasuk juga menciptakan suatu rencana proyek, melakukan pelacakan selama proyek berjalan untuk menentukan apakah proyek akan dapat diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran yang direncanakan atau tidak.
Leave a Reply