Mengeksekusi sebuah proyek konstruksi tentu bukanlah hal yang mudah. Diperlukan pengetahuan manajemen proyek yang tepat untuk mengatur ketersediaan sumber daya terhadap sebuah proyek yang akan dikerjakan.
Manajemen proyek sendiri adalah suatu metode dalam pengelolaan kebutuhan pelaksanaan proyek konstruksi. Manajemen proyek menangani tahapan-tahapan perencanaan desain dan konstruksi proyek. Terdapat tiga hal penting didalam kegiatan manajemen proyek diantaranya perencanaan, penjadwalan, dan kendali proyek. Perencanaan adalah pondasi sebuah proyek.
Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan pelaksanaan proyek adalah dengan membuat perencanaan. Tanpa rencana yang matang, pengerjaan tidak akan berjalan lancar dan akan ada banyak masalah yang bisa menghambat pengerjaan proyek.
Beberapa aspek yang perlu di rencanakan diantaranya adalah perencanaan anggaran, jadwal pengerjaan, pengelolaan bahan material dan alat-alat proyek.
Mengapa perencanaan menjadi salah satu aspek terpenting? Berikut fungsi dilakukannya perencanaan dalam sebuah proyek :
- Menghilangkan atau mengurangi ketidakpastian. Dengan perencanaan yang baik maka apa yang harus dikerjakan, kapan mengerjakannya, dan sumber daya apa yang diperlukan, dan apa yang menjadi target dari kegiatan tersebut menjadi jelas bagi setiap orang
- Efisiensi Operasi. Perencanaan yang baik maka kegiatan-kegiatan yang tidak jelas dan yang membutuhkan sumber daya dapat dieleminasi.
- Mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan proyek. Perencanaan yang baik akan memuat tujuan dari proyek. Dengan adanya tujuan tersebut maka semua pihak yang terlibat mengetahui dan memahami kemana setiap kegiatan harus diarahkan.
- Memberikan dasar bagi pekerjaan monitoring dan pengendalian. Kegiatan monitoring dan pengendalian hanya bisa dilakukan dengan efektif bila ada acuan. Hal-hal yang termuat dalam rencana seperti kegiatan, waktu dan sumberdaya dapat menjadi acuan untuk memonitor dan mengevaluasi proyek.
- Dengan adanya perencanaan, maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan efektif dan efisien.
- Dapat mengatakan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal mungkin.
Langkah-langkah perencanaan yang akan diambil diantaranya :
- Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhan untuk mencapai tujuan tersebut.
- Mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu dan bagaimana urutan pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut.
- Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen-departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer-manajer yang bertanggung jawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.
- Jadwal untuk setiap aktivitas. Kapan aktivitas dimulai dan kapan aktivitas harus sudah selesai.
- Mempersiapkan Anggaran dan sumberdaya yang diperlukan untuk melaksanakan setiap aktivitas
- Mengestimasi waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.
Disamping adanya perencanaan yang baik didalam manajemen proyek, hal yang krusial lainnya adalah penjadwalan (scheduling) yang baik. Penjadwalan merupakan implementasi dari perencanaan yang bisa memberikan informasi mengenai jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan dan meterial), durasi dan juga kemajuan waktu untuk menyelesaikan proyek.
Dalam penjadwalan juga dibutuhkan proses monitoring dan juga updating agar selalu mendapatkan penjadwalan yang realistis dan sesuai dengan tujuan proyek tersebut. Tujuan dilakukannya pejadwalan diantaranya adalah :
- Mengetahui hubungan antar pekerjaan Predecessor (mendahului) dan Successor (mengikuti)
- Mengetahui durasi tiap pekerjaan dan durasi total proyek
- Mengetahui waktu mulai dan waktu akhir setiap pekerjaan
- Menentukan penyediaan dan penggunaan SDM, material, alat, dana dan teknologi/metoda
- Sebagai alat monitoring, pengendalian dan evaluasi proyek
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam penjadwalan mencakup pengembangan struktur penjabaran kerja secra rinci, memperkirakan waktu yang diperlukan untuk tiap tugas, menetukan urutan tugan dalam urutan yang tepat, mengembangkan waktu mulai/stop untuk tiap tugas.
Selanjutnya agar membuat jadwal dapat efektif dan fleksibel terhadap perubahan yang didapati ditengah proses maka faktor yang perlu diperhatikan adalah:
- Secara teknis jadwal tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
- Disusun berdasarkan perkiraan yang akurat dimana perkiraan waktu, sumber daya, serta biaya dibandingkan dengan kegiatan pada proyek sebelumnya.
- Sesuai dengan sumber daya yang tersedia.
- Sesuai dengan penjadwalan proyek lain yang menggunakan sumber daya yang sama.
- Fleksibel terhadap perubahan – perubahan.
- Mendetail dipakai sebagai alat pengukur hasil yang dicapai dan pengendalian kemajuan proyek.
- Dapat menampilkan kegiatan pokok yang kritis.
Leave a Reply