Membudayakan Rapat Kerja yang Efektif dan Efisien

Apakah Anda tidak suka dengan rapat? Anda tidak sendiri. Banyak orang yang tidak suka dengan rapat. Agenda yang tidak jelas serta diskusi yang tidak terarah membuat waktu seolah-olah terbuang percuma. Alih-alih membuat tim menjadi produktif, Anda mungkin justru menganggap bahwa rapat adalah aktivitas yang kontraproduktif.

Namun tanpa rapat, bagaimana Anda bisa berkoordinasi dengan tim Anda? Bagaimana tim Anda bisa mengkomunikasikan kemajuan progress serta kendala yang mereka hadapi di lapangan?

Tanpa komunikasi dan koordinasi antar anggota tim, proyek bisa berjalan dengan tidak lancar. Proyek adalah aktivitas yang harus dikerjakan dan diselesaikan dengan kerja sama tim yang baik. Walaupun komunikasi memang bisa dilakukan lewat bantuan whatsapp group atau aplikasi chatting lainnya, namun miskomunikasi rentan terjadi tanpa adanya aktivitas tatap muka.

Lalu bagaimana Anda dapat berkomunikasi dengan anggota tim Anda tanpa membuang-buang waktu mereka yang produktif?

Jawabannya adalah dengan membudayakan rapat kerja yang efektif dan efisien!

Agar rapat kerja yang Anda lakukan dapat menjadi efektif dan efisien, ada beberapa langkah yang perlu Anda lakukan. Walaupun terlihat sederhana dan mudah, banyak orang yang justru mengabaikannya karena kesederhanaan dan kemudahannya tersebut. Apa saja langkah-langkah membudayakan rapat kerja yang efektif dan efisien?

Buat Agenda Terlebih Dahulu

Walaupun terlihat sepele, banyak rapat yang dimulai tanpa adanya agenda yang jelas. Komunikasi dengan tim dilakukan tanpa adanya tujuan yang terarah. Padahal rapat bukan sekedar ngobrol-ngobrol biasa. Rapat dilakukan untuk membahas kinerja yang telah dilakukan oleh tim serta berdiskusi untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi di lapangan.

Agenda yang dipersiapkan perlu dibuat secara tertulis. Agenda dapat dipersiapkan berupa handout yang dibagikan ke anggota tim maupun ditulis di papan tulis agar setiap orang dapat membaca dan mengetahui secara jelas. Poin-poin yang tertulis pada agenda dapat membantu tim untuk fokus dengan rapat. Selain itu, diskusi maupun komunikasi lain yang dilakukan selama rapat tidak akan melenceng jauh dari tujuan proyek yang ingin Anda capai.

Persipakan agenda agar anggota tim dapat fokus

Singkatnya, agenda menjadi pemandu atau peta untuk rapat yang Anda beserta tim lakukan. Dengan membuat agenda, setiap anggota tim akan fokus dengan pekerjaan yang mereka lakukan. Tidak ada waktu yang terbuang karena diskusi yang tidak terarah atau melenceng dari pokok bahasan awal.

Stay on Time

Mulai rapat tepat waktu agar rapat tidak tertunda-tunda dan menghabiskan waktu anggota tim lainnya. Bahkan apabila Anda menduduki jabatan penting di dalam proyek, jangan biarkan anggota Anda harus menunggu sementara mereka memiliki pekerjaan yang harus diselesaikan.

Tidak hanya mulai tepat waktu, rapat juga harus diakhiri tepat waktu. Hal ini perlu dilakukan agar tidak ada komunikasi yang bertele-tele. Setiap bahasan harus disampaikan to the point. Karena waktu adalah aset yang berharga dan setiap anggota tim punya aktivitas masing-masing yang perlu mereka lakukan, jangan membiarkan rapat berakhir molor.

Selain itu, rapat yang molor justru akan menurunkan produktivitas tim. Anda memang perlu mendengarkan semua pertimbangan, tapi keputusan juga harus diambil dengan cepat. Rapat berlama-lama dan terjebak pada satu topik tidak akan membuat progress lebih maju. Segera ambil action dan ambil keputusan tegas dengan pertimbangan jelas.

Rangkum Hasil Rapat dengan Membuat Action Plan

Rapat yang sudah Anda lakukan tidak akan berarti apa-apa jika tidak ada rencana yang akan dilakukan ke depannya. Rangkum hasil rapat dan buat rencana berupa action plan untuk membantu eksekusi di lapangan berdasarkan berbagai pertimbangan yang Anda dengar di dalam rapat.

Jangan sampai tim Anda terjebak di no action, talk only. Diskusi panjang lebar tidak akan berarti tanpa adanya eksekusi. Proyek akan sukses apabila terlaksana dengan baik. Action plan lebih jauh lagi juga akan membantu tim Anda tetap fokus dengan arahan yang terencana secara jelas.

Action plan dapat dibuat menjadi daftar pekerjaan yang disertai durasi dan masa tenggat yang harus dicapai. Selain adanya daftar pekerjaan yang jelas, adanya masa tenggat akan memacu tim untuk bekerja secara efisien. Untuk hal ini, Microsoft Project dapat membantu Anda membuat action plan secara mudah dan praktis. Di indonesiaconstruction.academy, banyak klien kami baik dari perusahaan swasta maupun milik pemerintah telah menemukan bahwa produktivitas tim semakin meningkat dengan Microsoft Project.

Microsoft Project dapat membuat action plan dapat dipahami dengan mudah secara visual

Jika Anda mulai menerapkan tiga langkah sederhana di atas, kegiatan rapat Anda akan menjadi lebih efektif dan efisien. Lewat rapat yang efektif dan efisien, poin-poin rapat disampaikan secara jelas dan semua kendala dapat dikomunikasikan dengan baik. Rapat juga tidak akan lagi menjadi momok yang menakutkan bagi anggota tim Anda. Proyek pun dapat berjalan dengan lancar karena koordinasi dan tim yang solid.