Manfaat To Do List dalam Aktivitas Pengelolaan Proyek

Van Gogh, seniman abad ke-19 dari Belanda, pernah berkata,”Great things are not done by impulse, but by a series of small things brought together”. Perkataan Van Gogh ini bisa diartikan bahwa tidak ada pekerjaan yang beres dalam sekali waktu, tapi dikerjakan secara perlahan-lahan dengan membereskan hal-hal kecil.

Pada artikel berjudul “The Power of Small Wins” yang dimuat di Harvard Business Review, Teresa Amabile dan Steven J. Kramer (2011) juga menunjukkan bahwa produktivitas pekerjaan sangat dipengaruhi oleh langkah-langkah kecil yang konsisten dalam keberjalanan sebuah proyek. Penelitian mereka terhadap 238 individu menghasilkan kesimpulan bahwa kemajuan bertahap memberikan dampak yang besar pada produktivitas tim dalam mencapai goal sebuah proyek.

Menyelesaikan pekerjaan secara bertahap akan memberikan “sense of accomplishment” atau perasaan bahwa seseorang telah menyelesaikan sebuah pekerjaan secara beres. Ketika seseorang menyelesaikan sebuah pekerjaan secara beres, Teresa Amabile dan Steven J. Kramer menyatakan bahwa orang akan merasa berperan penting dalam pekerjaan mereka. Perasaan ini akan memotivasi orang tersebut untuk lebih giat lagi sehingga produktivitas mereka meningkat.

Langkah yang dapat Anda mulai untuk mendapatkan small wins dalam proyek Anda adalah dengan memecah pekerjaan besar menjadi beberapa pekerjaan-pekerjaan kecil. Seorang ahli pendidikan dari Canada, Mehrnaz Bassiri (2018) mengatakan pekerjaan-pekerjaan kecil ini sebaiknya dapat diselesaikan dalam waktu singkat. Membuat target yang sifatnya harian adalah salah satu cara agar sebuah pekerjaan dapat terasa mudah untuk diselesaikan.

Membuat To Do List

To Do List adalah teknik yang biasa digunakan untuk membuat target harian yang mudah dicapai. Walaupun terdengar sepele, namun to do list dapat membantu tim dalam mengurai pekerjaan menjadi aktivitas-aktivitas yang mudah dapat diselesaikan dalam satu hari. Kegiatan ini memang sederhana, namun membuat pekerjaan utama terasa lebih mudah.

Membuat to do list sangat mudah. Anda hanya perlu melakukan break down atau memecah pekerjaan besar menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil, lalu dituliskan agar mudah untuk dibaca. Daftar yang tertulis ini disertai juga dengan target pencapaian serta tenggat yang ditetapkan.

Apa saja Manfaat To Do List?

Dalam sebuah aktivitas pengelolaan proyek, to do list berfungsi untuk membuat proyek menjadi lebih efisien. Ada beberapa manfaat yang dapat diraih dengan menerapkan to do list pada proyek Anda.

Mempermudah Manajemen Waktu

Menuliskan to do list membuat kegiatan manajemen waktu menjadi lebih mudah. Saat kita menuliskan daftar pekerjaan-pekerjaan kecil yang perlu dilakukan, kita dapat menyortir jenis pekerjaan berdasarkan tingkat prioritas. Kita akan mampu melihat gambaran keseluruhan proyek secara lebih jelas. Kita juga bisa membandingkan aktivitas-aktivitas mana yang dapat dilakukan secara bersamaan atau paralel sehingga durasi proyek dapat menjadi lebih efisien.

Mengurangi Stress

Skala proyek yang terlihat masif dapat membuat anggota tim menjadi stress. Mereka dapat merasa terbebani oleh besarnya beban pekerjaan yang mereka harus selesaikan. Namun dengan membuat to do list, pekerjaan tersebut terasa lebih mudah karena ada target-target yang mudah dicapai dalam waktu singkat.

Selain itu, tim Anda juga akan tetap fokus karena daftar pekerjaan mereka sudah tertulis. Keberadaan to do list akan mengingatkan tim Anda dengan target-target yang menjadi prioritas untuk mencapai tujuan akhir. To do list akan mengurangi distraksi yang bisa muncul apabila tidak ada daftar pekerjaan yang tertulis secara jelas.

Membuat Pekerjaan lebih Rapi

Dalam sebuat proyek yang besar, ada beragam aktivitas yang saling terkait. Ragam aktivitas ini membuat proyek terlihat kompleks dan rumit. Namun dengan adanya to do list, kita sekaligus merapikan cara berfikir dalam pengelolaan proyek. Kita bisa membedakan pekerjaan berdasarkan skala urgensinya, sehingga tidak ada pekerjaan yang terlewatkan.

Yang perlu Anda ingat adalah to do list harus tetap simpel agar mudah dimengerti. Agar terasa ringan, batasi jumlah pekerjaan pada to do list Anda maksimal 10 buah. Apabila ada terlalu banyak daftar yang harus Anda bereskan, to do list menjadi tidak efisien karena Anda merasa beban pekerjaan terlalu banyak.

Jangan lupa untuk membedakan skala prioritas masing-masing pekerjaan. Pekerjaan dengan tingkat urgensi yang rendah dapat diletakkan setelah pekerjaan yang penting. Pekerjaan yang sulit mungkin perlu diletakkan di bagian awal apabila perlu diselesaikan segera, agar tidak ada pekerjaan yang perlu ditunda.