Laporan Harian dan Mingguan Sebagai Media Informasi Proyek

Membuat laporan harian atau mingguan terasa menyebalkan bagi sebagian orang. Membuat laporan mungkin terasa seperti rutinitas yang membosankan. Namun dalam sebuah proyek, laporan memegang peranan penting dalam perkembangan keseluruhan proyek.

Laporan adalah metode untuk memeriksa perkembangan proyek dan progress yang telah dilaksanakan. Lewat laporan harian serta mingguan, kepala proyek dapat memeriksa seberapa efektif dan efisien kinerja dari anggota tim. Apabila Anda merasa banyak pekerjaan yang tidak selesai meskipun Anda telah menghabiskan banyak waktu, laporan harian dan mingguan dapat digunakan sebagai acuan untuk memeriksa kendala-kendala yang dihadapi dalam membereskan proyek.

Apa yang Perlu Dicantumkan dalam Laporan Harian dan Mingguan

Laporan harian dan mingguan bertujuan agar setiap anggota tim dapat mengetahui perkembangan terkini dari proyek yang mereka laksanakan. Lewat laporan harian, setiap anggota dapat mengetahui pencapaian, rencana, serta masalah yang dihadapi secara berkala. Laporan ini dijadikan sebagai pedoman bagi tim proyek untuk memprioritaskan isu-isu tertentu dan mendiskusikan langkah-langkah yang perlu mereka ambil.

Apabila membuat laporan secara harian dirasa kurang efisien dan menghabiskan waktu, Anda bisa membuat laporan secara mingguan. Baik laporan harian maupun mingguan digunakan untuk mengetahui status terkini dari proyek. Yang berbeda hanyalah cakupan waktu yang ditentukan.

pentingnya membuat laporan harian dan mingguan – image from https://www.rawpixel.com

Agar laporan dapat menjadi media informatif dalam pelaksanaan proyek, sebuah laporan setidaknya memuat hal berikut:

  1. Pencapaian yang telah dilakukan. Inti dari sebuah laporan adalah menjelaskan pencapaian yang telah dilaksanakan. Pencapaian ini fokus pada tujuan utama yang ingin dicapai dari proyek, sehingga bersifat goal-oriented.
  2. Gunakan metriks atau kriteria yang terukur. Gunakan kriteria yang dapat diukur untuk menilai pencapaian dari masing-masing pekerjaan atau aktivitas proyek. Kriteria digunakan agar dapat melihat progress dari proyek, sehingga tim proyek dapat melihat sejauh mana mereka telah berangkat dari awal mula proyek. Metriks juga bisa ditulis dalam bentuk persentase agar lebih mudah menilai perkembangan yang telah dilakukan.
  3. Pasang label untuk masing-masing pekerjaan. Setiap pekerjaan dapat memiliki status yang berbeda-beda. Ada pekerjaan yang memerlukan perhatian lebih karena telah melewati deadline, ada juga pekerjaan yang tidak bisa dilanjutkan karena menghadapi kendala yang serius di lapangan. Label akan membantu Anda mengawasi status masing-masing pekerjaan.
  4. Tulis masa tenggat. Setiap aktivitas tentu memiliki masa tenggat sebagai batasan waktu yang perlu dicapai. Masa tenggat perlu dituliskan agar anggota tim memiliki awareness atau kewaspadaan sehingga mereka dapat bekerja secara efisien.

Stay Focus!

Selain konten dari laporan yang telah disebutkan di atas, sebuah laporan tidak perlu memuat hal-hal yang tidak berkaitan dengan progress dari proyek. Eliminasi hal-hal kecil yang tidak penting atau tidak berdampak pada perkembangan proyek Anda.

Laporan bukan untuk menunjukkan seberapa sibuk tim Anda. Apabila semua pekerjaan ditulis dalam laporan, hal ini justru menunjukkan bahwa tim Anda tidak efisien dalam bekerja karena tidak bisa menentukan prioritas pekerjaan yang perlu dilakukan. Sebaliknya, sebuah laporan harus dibuat ringkas dan padat agar dapat menunjukkan produktivitas tim.

Selanjutnya, Anda juga harus fokus pada tujuan utama proyek. Ingat bahwa pekerjaan Anda selesai apabila tujuan utama proyek tercapai. Jangan terdistraksi pada pekerjaan-pekerjaan kecil sehingga Anda lupa pada tujuan utama. Focus on the project, not the tasks.

Take Responsibilities

Jangan lupa bahwa ada orang yang bertanggung jawab untuk masing-masing pekerjaan. Apabila ada pekerjaan yang tidak berhasil dicapai, maka harus ada yang bertanggung jawab agar kendala dapat diatasi dengan baik. Oleh karena itu, pembagian peran harus dilakukan agar jelas siapa yang harus bertanggung jawab terhadap pekerjaan apa.

Tanpa adanya pembagian peran, pekerjaan berjalan lambat atau bahkan stagnan karena anggota tim merasa bahwa pekerjaan tersebut bukan tanggung jawab mereka.

Apabila laporan sudah jelas dengan peran masing-masing anggota, maka laporan akan mampu dijadikan acuan yang baik untuk kemajuan proyek Anda!