Kenapa kita perlu membuat Perencanaan Proyek (Project Plan)?

Saat pertama kali mendapatkan proyek, kebanyakan orang mungkin akan langsung terburu-buru mulai bekerja. Sedikit dari kita yang menyusun rencana pekerjaan yang matang. Kita pasti merasa tidak ada waktu lagi untuk merencanakan karena ada banyak sekali pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam sebuah proyek.

Tunggu dulu! Sebelum kita membuang-buang waktu karena bekerja secara tidak efisien, ada baiknya kita menyusun rencana proyek terlebih dahulu.

Mengapa Kita Perlu Membuat Perencanaan Proyek?

Dalam sebuah proyek, ada banyak rangkaian pekerjaan yang saling berkaitan dan perlu diselesaikan. Agar kita dapat sukses mengelola proyek, kita perlu melihat gambaran keseluruhan proyek terlebih dahulu. Apalagi sebagai manajer proyek, kita perlu melihat keseluruhan timeline serta breakdown dari pekerjaan yang harus diselesaikan dalam sebuah tahapan tertentu.

Perencanaan proyek bertujuan agar kita mendapat gambaran umum rangkaian pekerjaan yang perlu kita selesaikan dalam durasi yang telah ditentukan. Membuat rencana memang terlihat seperti memperlambat start sebuah proyek. Namun apabila dipikirkan secara matang, perencanaan proyek dapat membuat proyek Anda menjadi lebih efisien.

Lalu bagaimana perencanaan proyek atau project planning dapat membuat proyek menjadi lebih efisien?

Pertama-tama kita harus memahami bahwa perencanaan proyek berbeda dengan aktivitas scheduling atau penjadwalan proyek. Penjadwalan hanyalah salah satu bagian dari aktivitas perencanaan proyek. Saat membuat rencana proyek, kita tidak hanya membahas jadwal atau durasi masing-masing tahapan pekerjaan saja.

Termasuk ke dalam perencanaan proyek adalah objectives (tujuan), scope (lingkup proyek), serta task (pekerjaan yang harus diselesaikan). Output atau keluaran dari perencanaan proyek adalah dokumen rencana proyek. Dokumen ini merupakan dokumen formal yang menjawab aktivitas perencanaan proyek.

Dalam definisi formal menurut PMBOK (2017), dokumen rencana proyek adalah “…dokumen formal yang digunakan untuk memandu pelaksanaan dan pengendalian proyek, Tujuannya adalah sebagai untuk mendokumentasikan asumsi dan keputusan perencanaan, memfasilitasi komunikasi antar pemangku kepentingan, dan memuat gambaran umum lingkup, biaya, serta jadwal proyek”.

Apa Isi dari Dokumen Rencana Proyek?

Di Indonesia, PMBOK atau Project Management Body of Knowledge adalah salah satu standar industri yang dipakai di bidang manajemen proyek. Apabila kita mengacu kepada PMBOK, maka sebuah rencana proyek yang baik harus memuat pembahasan mengenai pelaksanaan, pengaturan, dan pengendalian proyek. Dokumen ini bisa mengacu pada dokumen lain yang terkait seperti dokumen pengadaan maupun dokumen konstruksi.

Secara sederhana, sebuah dokumen rencana proyek setidaknya berisi lingkup dan tujuan proyek serta langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Lebih detail lagi, sebuah rencana proyek memuat bahasan sebagai berikut:

  • Lingkup proyek
  • Prasyarat proyek
  • Jadwal
  • Sistem Pendanaan
  • Kualitas yang terukur
  • Sumber daya atau resource
  • Manajemen resiko
  • Pihak-pihak pemangku kepentingan (stakeholder)
  • Komunikasi
  • Perubahan-perubahan terkait

Yang perlu digarisbawahi adalah sebuah dokumen proyek yang direncanakan dengan matang akan membuat klien merasa yakin bahwa kita mampu men-deliver atau menyelesaikan proyek dengan baik. Gambaran umum yang tertuang dalam rencana proyek dapat memberikan jaminan pada klien bahwa kita memiliki persiapan yang matang dan pemahaman yang mendalam terhadap proyek yang akan kita kerjakan. Selain itu, dokumen perencanaan proyek menujukkan bahwa kita telah menerapkan best practice dalam mencapai tujuan proyek.

Apakah Anda Ingin Meningkatkan Efisiensi Perencanaan Proyek?

Salah satu kunci agar kegiatan perencanaan proyek semakin efisien dan efektif adalah memanfaatkan perangkat-perangkat manajemen proyek terkini. Microsoft Project adalah software keluaran Microsoft yang telah menjadi standar industri dalam manajemen proyek.

Indonesia Construction Academy memiliki komitmen untuk memajukan industri konstruksi di Indonesia dengan manajemen proyek yang best practice. Dengan pengalaman bergerak di bidang manajemen proyek konstruksi, kami telah mendapat kepercayaan dari puluhan klien untuk menyelenggarakan pelatihan manajemen proyek dengan Microsoft Project.

Kami telah menyiapkan kurikulum pelatihan manajemen proyek dengan pendekatan yang aplikatif dan siap diterapkan di industri konstruksi.

Kurikulum yang kami buat telah disesuaikan dengan kebutuhan industri konstruksi di lapangan. Teori yang disajikan bersifat aplikatif. Kami menyesuaikan materi pelatihan dengan kasus-kasus proyek konstruksi yang sering dihadapi di Indonesia.

Apabila tertarik untuk mengikuti pelatihan dari kami, silahkan kunjungi kami di www.indonesiaconstruction.academy.