Bagaimanakah Cara Mengelola Virtual Team?

Virtual team adalah tim yang terdiri dari anggota yang tersebar secara geografis, bisa berasal dari satu organisasi sama ataupun berlainan. Namun tetap dalam satu tujuan yang sama untuk menyelesaikan sebuah misi/proyek.

Jika sebelumnya Anda sudah membaca artikel dengan judul bagaimana cara memaksimalkan produktifitas kerja dengan WFH, maka team kantor Anda yang bekerja dari rumah sudah dapat dikategorikan sebagai team virtual.

Hampir sama seperti saat mengelola team saat bekerja dari rumah, kunci utama keberhasilan mengelola virtual team adalah komunikasi disertai dengan management kerja yang baik. Jika diperhatikan sebetulnya kunci keberhasilan ini sama seperti saat Anda sedang mengelola offline team. Hanya saja ada beberapa hal tambahan yang perlu diadaptasikan pada saat mengelola team secara virtual.

1. Tentukan Sistem Kerja

Setiap orang memiliki cara yang berbeda dalam mengerjakan tugasnya. Menetapkan standar sistem kerja dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dengan menetapkan standar dan menentukan sistem kerja, umumnya anggota tim akan memiliki lebih sedikit pertanyaan dan dapat mengukur berapa lama tugas tertentu dapat diselesaikan.

Sistem kerja harus distandarisasi untuk memungkinkan efektifitas maksimum dan disesuaikan untuk memungkinkan kebebasan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dengan kemampuan terbaik.

2. Pergunakan Berbagai Alat Dalam Berkomunikasi

Pergunakan berbagai alat pendukung seperti alat perekam gambar, alat perekam suara, dan lainnya yang dapat membentuk komunikasi yang baik diantara sesama anggota tim.

3. Jadwalkan Pertemuan Rutin

Dengan adanya pertemuan rutin diwaktu yang sama setiap minggunya dapat meningkatkan semangat kerja setiap anggota tim virtual. Pergunakan video call karena terbukti sebagai cara yang paling efektif dalam melakukan pertemuan terhadap anggota tim virtual.

4. Penyampaian Yang Jelas Dan Terperinci

Hanya memberi tahu seseorang untuk melakukan sesuatu bukanlah cara yang bijak dalam kepemimpinan untuk mengelola tim. Hindari memberikan instruksi yang terlalu terperinci.

Lebih baik memberikan deskripsi pekerjaan lebih terperinci dengan menyertakan contoh seperti apa seharusnya hasil akhirnya. Berikan kebebasan bagi anggota team saat proses eksekusi dapat meningkatkan kreatifitas kerja.

5. Pastikan Jam Kerja Yang Saling Melengkapi

Terlepas dari zona waktu mana anggota tim Anda berada, disarankan untuk memiliki setidaknya tiga hingga empat jam sehari di mana sebagian besar tim online disaat bersamaan. Online pada saat yang sama membuat tim lebih dekat dan dapat memberikan solusi pemecahan masalah dengan cepat.

6. Ciptakan Lingkungan Kerja Profesional

Lingkungan kerja profesional secara efisien berkontribusi menempatkan orang pada pola pikir profesional.

7. Utamakan Menggunakan Video Call Daripada Pesan Teks Atau Email

Selain dapat membuat hubungan kerja lebih personal, menggunakan video call dalam menyampaikan pesan akan lebih mudah dimengerti oleh anggota tim. Pergunakan pesan teks atau email sebagai reminder atau untuk mempertegas item pekerjaan.

8. Temukan Orang Yang Tepat Untuk Diajak Bekerjasama

Terdapat begitu banyak faktor yang menjadi penentu apakah seseorang tepat untuk diajak bekerjasama sebagai anggota tim. Ada baiknya melakukan wawancara sebelum dimulainya kerjasama.

9. Bangun sistem meritokrasi

Sistem meritokrasi adalah sistem yang memberikan kesempatan kepada seseorang untuk memimpin berdasarkan kemampuan atau prestasi, bukan kekayaan, senioritas, dan sebagainya.

10. Pergunakan Project Management Tools

Project Management Tools sangat ideal untuk melacak tenggat waktu. Dengan menggunakan salah satu project management tools yang ada dapat memudahkan Anda merencanakan, menjadwal, memonitor, dan mengendalikan pekerjaan. Anda dapat memiliki gambaran singkat harian, mingguan atau bulanan tentang apa yang perlu dilakukan, oleh siapa, dan kapan.